Załącznik nr 8 do Regulaminu rekrutacji i uczestnictwa w projekcie

PROTOKÓŁ WYBORU DOSTAWCY/WYKONAWCY1 Protokół składasz dla każdego odrębnego zamówienia na pojedynczych protokołach, wg zasady: jeden wybrany przez Ciebie dostawca/wykonawca = jeden protokół.

(wersja 02.00 z dnia 04.06.2024)

Podmiot BUR:

Opis licencji i ewentualnej usługi szkoleniowej/doradczej:

Wartość zamówienia ustalona została na kwotę:

zł

Kwota, przeznaczona na sfinansowanie zamówienia:

zł brutto

Informacja o wykonawcy/ dostawcy*, któremu udzielono zamówienia:

Informacja o wykonawcach/ dostawcach* zaproszonych do złożenia ofert:

Zaproszenie do złożenia ofert zostało przekazane wykonawcom/ dostawcom*

w dniu/dniach: ……………………………………………………………………

za pośrednictwem: poczty elektronicznej/umieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego* ……………………. (należy podać adres strony www, na której umieszczono zaproszenie do składania ofert)

Zaproszenie do złożenia oferty wysłano do następujących dostawców:

Lp.	Nazwa (firma) i adres siedziby	Data przekazania	na adres e-mail /na adres do korespondencji
1
2
3
…

Ofertę złożyli następujący wykonawcy/ dostawcy*:

Za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź w wersji papierowej:

Lp.	Nazwa (firma) i adres	adres e-mail dostawcy	Data wpływu oferty	Cena oferty brutto
1
2
3
…

Informacja o pozyskanych cennikach wraz z ofertą ze stron www:

Lp.	Nazwa (firma) i adres	Data wykonania zrzutu ekranu (print screen)/ wydruku cennika	Cena oferty brutto
1
2
3
…

Z uwagi na wpłynięcie tylko jednej oferty podjęto/nie podjęto* decyzji o ponownym przeprowadzeniu konkursu ofert2 Jedna oferta jest wystarczająca tylko i wyłącznie w przypadku, gdy na rynku nie ma więcej dostawców wybranej przez Podmiot BUR licencji. W przypadku braku możliwości pozyskania 3 ofert należy dokonać rozeznania na podstawie cenników ze stron www. .

Za najkorzystniejszą uznana została oferta złożona przez (wskazać nazwę, adres siedziby oraz NIP (jeśli posiada)):

Uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty:

Do niniejszego protokołu dołączono referencje lub dokumenty księgowe (z wyłączeniem noty księgowej) potwierdzające, że planowana do zakupu przez Ciebie licencja została zakupiona co najmniej pięciokrotnie i uprawniała do świadczenia usług łącznie dla minimum 50 uczestników w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złożeniem przez Ciebie wniosku o udzielenie wsparcia.

(data i miejscowość) ………………………………………

………………………………………………………………

(podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Podmiotu BUR)3 Dokumenty lub oświadczenia składane przez Podmiot BUR w procesie rekrutacji powinny być podpisane i ostemplowane w miejscach do tego przewidzianych (w przypadku załączania skanów do systemu rekrutacyjnego) lub podpisane elektronicznie (za pośrednictwem elektronicznego podpisu kwalifikowanego) przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji danego Podmiotu BUR (zgodnie z CEiDG lub KRS). Jeżeli upoważnienie do podpisania dokumentów lub oświadczeń w imieniu danego Podmiotu BUR wynika z udzielonego określonej osobie pełnomocnictwa poświadczonego notarialnie; pełnomocnictwo to musi być załączone do przekazywanych dokumentów.

* niepotrzebne skreślić

W niniejszym protokole:

Wykonawca – rozumiany jest jako wykonawca usługi szkoleniowej i/lub doradczej niezależnie od dostawcy licencji

Dostawca – rozumiany jest jako:

Dostawca licencji

Dostawca licencji wraz z usługą szkoleniową i/lub doradczą

Załączniki:

Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych [Załącznik nr 1 do protokołu wyboru Wykonawcy/Dostawcy] - odrębnie dla każdej z osób

Otrzymane oferty

Referencje lub dokumenty księgowe (z wyłączeniem noty księgowej) od dostawcy wybranej przez Ciebie licencji. Referencje lub dokumenty księgowe muszą potwierdzać spełnianie wymogu stawianym licencji, tj. potwierdzić, że planowana do zakupu przez Ciebie licencja została zakupiona co najmniej pięciokrotnie i uprawniała do świadczenia usług łącznie dla 50 uczestników w okresie ostatnich 3 lat, przed dniem złożeniem przez Ciebie wniosku o udzielenie wsparcia.

W celu potwierdzenia powyższych założeń, w przypadku licencji powszechnie użytkowanych i rozpoznawalnych na rynku, należy wskazać we Wniosku o udzielenie wsparcia informacje wprost potwierdzające, iż planowana do zakupu licencja spełnia powyższe założenia, tj. została zakupiona 5 minimum pięciokrotnie i wyświadczono na jej podstawie usługi łącznie dla 50 uczestników w okresie 3 lat przed złożeniem wniosku o udzielenie wsparcia.

Ekspert dokona oceny czy podana informacja jest prawdziwa.

Załącznik nr 1 do protokołu wyboru Dostawcy/Wykonawcy

OŚWIADCZENIE O BRAKU
POWIĄZAŃ OSOBOWYCH LUB KAPITAŁOWYCH

Złożone przez (zaznaczyć właściwe):

□osobę wykonującą w imieniu podmiotu BUR czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy i/lub Dostawcy w ramach rozeznania rynku

□ osobę upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu podmiotu BUR

Imię (imiona): ...................................

Nazwisko: ............................................

Jednocześnie oświadczam, iż nie jestem powiązany/-a z Wykonawcą/-cami i/lub Dostawcą/-cami osobowo lub kapitałowo.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą/ Dostawcą, a Podmiotem BUR (w tym osobą wykonującą w imieniu podmiotu BUR czynności związanych z procedurą wyboru i/lub osobą upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu podmiotu BUR), polegające na:

uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji w podmiocie

pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej, lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

(data i miejscowość) ………………………………………

………………………………………………………………

(podpis osoby wykonującej czynności związaną z procedurą wyboru/
osobę upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu podmiotu BUR)

INSTRUKCJA POMOCNICZA

PUNKT II.	OPIS LICENCJI I EWENTUALNEJ USŁUGI SZKOLENIOWEJ/DORADCZEJ:

W punkcie II. wskaż m.in.:

jaka licencja podlegała rozeznaniu rynku, jej dokładną nazwę, dane identyfikacyjne lub/i usługę szkoleniową/doradczą, tj. nazwę usługi, rodzaj, zakres szkolenia, liczbę godzin

funkcjonalności licencji, opis parametrów licencji, które podlegały rozpoznaniu wśród dostępnych rozwiązań istniejących na rynku,

informacje czy licencje uprawnią Twój Podmiot do korzystania z utworu na warunkach określonych umową licencyjną, zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

PUNKT VIII.	UZASADNIENIE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

W punkcie VIII. wskaż m.in.:

analizę porównawczą wszystkich ofert, które podlegały rozpoznaniu wśród dostępnych rozwiązań

uzasadnij, dlaczego wybrana oferta licencji jest dla Ciebie najkorzystniejsza

REFERENCJE LUB DOKUMENTY KSIĘGOWE

Pamiętaj, że wyłoniona/-nione przez Ciebie licencja/-e (jedna lub wiele) w ramach procedury rozeznania musi/muszą spełniać wymogi stawiane dla licencji, tj. możesz zakupić licencje, na podstawie których wykonano minimum 5 komercyjnych usług, w których udział wzięło łącznie 50 uczestników w okresie ostatnich 3 lat przed dniem zgłoszenia się przez Ciebie do projektu, co oznacza, że planowana przez Ciebie do dofinansowania licencja musiała zostać zakupiona co najmniej pięciokrotnie i uprawniać do świadczenia usług łącznie dla minimum 50 uczestników w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złożenia przez Ciebie wniosku o udzielenie wsparcia.

W przypadku braku możliwości określenia liczby użytkowników uprawnionych do skorzystania z usług świadczonych na podstawie zakupionej licencji stosuje się zasadę, zgodnie z którą jedna licencja uprawnia do skorzystania z usługi nie więcej niż przez jednego użytkownika (uczestnika usługi).

Po Twojej stronie będzie zebranie referencji lub dokumentów księgowych (z wyłączeniem noty księgowej) od dostawcy licencji potwierdzających spełnianie ww. warunku oraz załączenie ich do niniejszego protokołu.

Referencje/dokumenty księgowe wymagane są tylko do oferty licencji, która została wybrana w ramach niniejszego protokołu.

Jeżeli planujesz pozyskać referencje, to pamiętaj, aby na przedstawionych dokumentach było wprost wskazane, że dana firma rzeczywiście używa przedmiotową licencję. Jeżeli na referencjach zamiast wskazania, że dana firma, np. ,,kupiła”, ,,korzysta”, ,,użytkowuje” przedmiotową licencję, pojawi się inne zastępujące słowo, np. ,,współpracuje”, ,,rekomenduje”, ,,poleca”, to warunek nie zostanie spełniony. Ponadto zwróć uwagę czy przedstawiono również informację wskazującą na to ilu uczestników/użytkowników było uprawnionych do skorzystania z usług świadczonych na podstawie zakupionej licencji oraz w jakim terminie doszło do zakupu licencji przez firmę wystawiającą dokument.

Jeżeli planujesz zakupić licencje powszechnie użytkowane i rozpoznawalne na rynku, w celu potwierdzenia powyższych założeń należy wskazać we Wniosku o udzielenie wsparcia informacje wprost potwierdzające, iż planowana do zakupu licencja spełnia powyższe założenia, tj. została zakupiona 5 minimum pięciokrotnie i wyświadczono na jej podstawie usługi łącznie dla 50 uczestników w okresie 3 lat przed złożeniem wniosku o udzielenie wsparcia.

W tym celu we Wniosku o udzielenie wsparcia wskaż informacje potwierdzające, że planowana do dofinansowania licencja jest powszechnie rozpoznawalna i na jakiej podstawie zostało to przez Ciebie sprawdzone.

Ekspert dokona oceny czy podana informacja jest prawdziwa.

OTRZYMANE OFERTY

Aby rozeznanie rynku zostało uznane za prawidłowo udokumentowane, powinnaś/powinienieś:

skierować zapytanie do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców dla planowanej do zakupu licencji lub licencji i ewentualnego szkolenia/doradztwa, lub/i

skorzystać z minimum trzech cenników dostępnych na stronach www.

Rozeznanie rynku możesz przeprowadzić, łącząc źródła pozyskania danych np. 1 oferta i 2 zrzuty ekranu cenników ze stron www. Jeżeli oprócz zakupu licencji niezbędna jest także usługa szkoleniowa/doradcza należy przeprowadzić rozeznanie rynku i przygotować protokół wyboru dla tej usługi.

Jeżeli będziesz kierował/kierowała zapytanie do potencjalnych wykonawców, pamiętaj, aby do Protokołu wyboru dostawcy/wykonawcy załączyć:

potwierdzenie opublikowania zapytania na stronie www (z widoczną datą i godziną publikacji, opublikowaną treścią zapytania oraz adresem strony www)

lub/i

potwierdzenie wysłania zapytania drogą e-mailową (z widoczną datą i godziną wysłania, adresem e-mail oraz treścią wysłanego zapytania. Jeżeli zapytanie zostało wysłane w formie załącznika, pamiętaj, aby dostarczyć treść wysłanego e-maila oraz treść załącznika),

otrzymane odpowiedzi od potencjalnych wykonawców, np.:

otrzymany e-mail wraz z ofertą (z widoczną datą i godziną otrzymania odpowiedzi, adresem e-mail, otrzymaną ofertą)

odpowiedź w wersji papierowej (z widoczną datą wpływu odpowiedzi i otrzymaną ofertą)

Jeżeli będziesz korzystał/korzystała z cenników dostępnych na stronach www, pamiętaj, aby załączone Prtscr (inaczej Print Screen lub “zrzut ekranu”) do Protokołu wyboru dostawcy/wykonawcy zostały pozyskane w taki sposób, aby uwzględniały, minimum. pasek z adresem strony internetowej, zakres oferty, cenę oferty oraz datę i godzinę wykonania “zrzutu ekranu”.

W przypadku gdy na stronie www znajduje się cennik w postaci pliku, “zrzut ekranu” należy zrobić w odniesieniu do miejsca, z którego ten plik pobrano.

WALUTA OBCA

Wydatek w walucie obcej powinieneś przeliczyć przy zastosowaniu kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zaproszenia do złożenia ofert (za pośrednictwem: poczty elektronicznej/ umieszczenia informacji na stronie internetowej Zamawiającego bądź zrobienia “zrzutu ekranu” itp.) bądź z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień publikacji rozeznania, jeśli przypadł on na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy.

Tabele średnich walut obcych: https://nbp.pl/statystyka-i-sprawozdawczosc/kursy/

OKRES WAŻNOŚCI ROZEZNANIA RYNKU

Rozeznanie rynku nie może być starsze, niż 3 miesiące od momentu złożenia WNIOSKU O UDZIELENIE WSPARCIA. Od momentu podpisania umowy z nami masz 3 miesiące na zakup licencji wraz z usługą szkoleniową/doradczą (jeśli dotyczy) zgodnie z dokonanym wcześniej wyborem. Jeśli w tym czasie nie dokonasz zakupu, będziesz zobligowany do zgłoszenia tego nam, a następnie do ponownego przeprowadzenia rozeznania rynku.

PAMIĘTAJ!

Rozeznanie rynku weryfikowane jest dwukrotnie – pierwszy raz na etapie złożenia WNIOSKU O UDZIELENIE WSPARCIA oraz drugi raz, na etapie złożenia WNIOSKU O REFUNDACJĘ.

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO PROTOKOŁU WYBORU DOSTAWCY/WYKONAWCY

Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych musi potwierdzać spełnienie wszystkich przypadków (muszą być zaznaczone dwie kratki). Można to zrobić na dwa sposoby, tj.:

oświadczenie może zostać złożone przez jedną osobę, która w imieniu Podmiotu BUR wykonuje czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy i/lub Dostawcy w ramach rozeznania rynku oraz jednocześnie upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu Podmiotu BUR.

W tym przypadku osoba podpisująca oświadczenie musi zaznaczyć dwie kratki

LUB

oświadczenia mogą zostać złożone przez dwie osoby, przy czym każda z tych osób musi spełniać jeden ze wskazanych zapisów, tak aby dokumenty zostały złożone przez:

jedną osobę, która w imieniu Podmiotu BUR wykonuje czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy i/lub Dostawcy w ramach rozeznania rynku (jedno oświadczenie z zaznaczoną pierwszą kratką),

jedną osobę upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu Podmiotu BUR (jedno oświadczenie z zaznaczoną drugą kratką).